Page 6 - Memórias Documentadas - Uma Viagem pelos Arquivos e Bibliotecas

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Desde o momento em que é criada a Secretaria de Estado dos Negócios de Justiça, que se assinala a existência do Arquivo, com a identificação das suas funções.
Registar entradas e saídas, classificar e indexar, ordenar e arrumar, bem como controlar empréstimos, são tarefas descritas, com grau de detalhe único em todos os diplomas estruturantes do funcionamento da Secretaria de Estado e posteriormente do Ministério da Justiça, conforme se verifica nos regulamentos em exposição.
A Revolução Liberal trouxe consigo o conceito de Estado de Direito e a separação dos poderes, os arquivos passam a desempenhar um papel crucial na garantia da independência e autonomia do poder legislativo, executivo e judiciário. Os arquivos ao registarem os atos da administração, as leis, decretos e demais documentos legislativos, fornecem uma base sólida, para o funcionamento adequado desses poderes, permitindo a fundamentação das suas decisões, em evidências e princípios legais.
Desta forma, o primeiro regulamento interno da Secretaria de Estado, de 1822, é quase na sua totalidade orientado para a regulação das operações de tratamento e controlo da documentação, que consubstanciam funções de Justiça, Segurança e Negócios Eclesiásticos, agora exercidos, de forma independente.
Este regulamento estabelece a classificação e registo dos requerimentos e correspondência, identificando as tipologias de livros de registo que inventariam toda a área de atuação da instituição. Dispõe também de uma nomenclatura de ordenação, arrumação, inventariação em depósitos, fazendo igualmente o controlo de empréstimos, saídas de documentos e passagem de certidões a atestar os atos da administração.